Le rapport hebdo est un bon premier automatisme, parce qu'il est déjà là. Il a un format, des lecteurs, une heure de livraison. Vous n'avez rien à inventer. Vous avez seulement à retirer la main là où elle ne sert qu'à copier.
Partir du rapport existant. Prenez la dernière version envoyée. Pas le rapport idéal, celui qui part vraiment le lundi. Ouvrez-le à côté de vous. Pour chaque chiffre, demandez : d'où vient-il ? Qui l'a tapé ? Vous obtenez une carte du rapport : les cellules calculées, les cellules copiées, les cellules écrites à la main.
Repérer les colonnes copiées à la main. Ce sont celles qui coûtent. Une colonne copiée vient toujours d'un autre fichier, d'un logiciel ou d'un message. Notez, pour chacune, la source exacte : quel fichier, quel onglet, quelle plage ; quel logiciel, quel export ; quel groupe de discussion, quelle personne. Si une colonne vient de la mémoire de quelqu'un, c'est un signal : la source n'existe pas encore, il faudra la créer.
Brancher la source. Commencez par la colonne la plus simple, celle dont la source est un fichier déjà structuré. Reliez le rapport à ce fichier avec les outils que vous avez : une requête dans votre tableur, un export planifié, un formulaire que le terrain remplit depuis son téléphone. Le but n'est pas la technique. Le but est que la cellule se remplisse sans que personne ne la touche. Une colonne à la fois.
Valider deux semaines en parallèle. Pendant deux semaines, l'ancienne méthode et la nouvelle tournent ensemble. Le lundi, vous comparez. Les écarts sont vos meilleurs alliés : chacun révèle une règle que la personne appliquait sans la dire, un arrondi, un filtre, un cas particulier. Vous les écrivez dans l'automatisme. Quand deux lundis d'affilée donnent le même résultat, la colonne est validée.
Supprimer la saisie manuelle. C'est l'étape qu'on oublie. Tant que la saisie manuelle reste possible, quelqu'un la fera « pour vérifier », et vous aurez deux vérités. Verrouillez la cellule, retirez l'ancien fichier, informez les lecteurs. La personne qui compilait le rapport ne disparaît pas : elle passe de la copie au commentaire. C'est elle qui explique pourquoi le chiffre a bougé.
Ce qu'il faut accepter. Le premier rapport automatisé est moins beau que l'ancien. Il contiendra une colonne qui ne se remplit pas encore. Livrez-le quand même, avec la mention « saisie manuelle » sur cette colonne. Un rapport qui part seul, à l'heure, avec une case à compléter vaut mieux qu'un rapport parfait qui dépend d'un lundi matin.
Par où commencer, concrètement. Choisissez une seule colonne cette semaine. Trouvez sa source. Branchez-la. Le reste du rapport ne change pas. Vous aurez fait le plus dur : prouver que ça marche chez vous, avec vos outils.